Empieza un nuevo año y lo hace con los mismos desafíos que 2021, pero elevados al cuadrado: ya somos especialistas en gestionar la incertidumbre, el cambio, el estrés y el cansancio pandémico, y menos mal, porque con el tiempo se multiplican en vez de disminuir. La cancelación de EMEC, el congreso europeo de MPI previsto inicialmente para febrero en Brighton; el cambio de fechas de IMEX Frankfurt o – a nivel nacional – de Mallorca loves MICE, son solo algunos ejemplos de eventos próximos o recientes que un año más se han tenido que posponer debido a picos de contagios, restricciones, o miedo de las marcas a una crisis de reputación.

El sector de los eventos ha evolucionado y ha aprendido a surfear entre las olas de los eventos online, híbridos, presenciales, y vuelta a empezar.

Para empezar el año con energía, os presento una selección personal de 5 tendencias en eventos para 2022:

  1. Engagement
  2. Contenidos a la carta
  3. Asincronía
  4. Eventos ágiles
  5. Equilibrio emocional

Engagement

Aunque ya hace años que la consigna es lograr el compromiso de la audiencia con la marca y su participación activa en los eventos para asegurar los resultados que el organizador se propone alcanzar, la relevancia del “engagement” se ha disparado con la llegada de los eventos online e híbridos, en los cuales el público, ya no cautivo en una sala sino tumbado en el sofá de su casa, dispone de más opciones para posibles distracciones. Algunas tácticas para conseguir que los asistentes, los patrocinadores y los ponentes se involucren y contribuyan al éxito del evento son las siguientes:

  • La gamificación, que pretende atrapar la atención de la audiencia y conectarla con los objetivos del evento apoyándose en el instinto del ser humano de demostrar su expertise y competir para ganar un premio o reconocimiento;
  • El crear expectación antes y durante el evento con una comunicación integrada y multicanal, inspirada en el estilo televisivo, ágil, convincente, dinámica y entretenida;
  • El diseñar espacios de networking, activaciones sorprendentes y escenografías inmersivas que fomenten las conversaciones y los negocios durante los encuentros, sean virtuales o presenciales;
  • El construir un relato que inicie mucho antes del evento y enlace con la siguiente edición, para fidelizar y ofrecer contenidos de interés durante todo el año.

Contenidos a la carta

Hablando de contenidos, nos hemos convertido en críticos exigentes e impacientes: si no nos interesa un discurso o una película, con el mando a distancia elegimos una alternativa que encaje más con nuestra experiencia y forma de pensar. Idealmente, en los eventos deberíamos ofrecer lo mismo: una carta repleta de ponencias y actividades distintas para satisfacer todos los gustos.

Si bien algunos contenidos deberían ser comunes porque los hemos desarrollado con un determinado fin, sea vender un servicio o producto, dar formación específica a la audiencia, fomentar el espíritu de equipo o propiciar los negocios, en todos los eventos podemos enriquecer la experiencia del asistente con diferentes propuestas que pueda vivir de forma presencial o remota. Grabar entrevistas y ponencias y luego editarlas y emitirlas en píldoras antes, durante y después del evento; crear diferentes “tracks” (recorridos) en función de los intereses principales de cada asistente, por ejemplo Comunicación y Marketing, Planificación de Eventos híbridos o Experiencias de networking, o diseñar el evento de forma modular para permitir que cada persona cree su propio mix “al estilo poke” (sesión sobre Marketing + reuniones de networking + certificación en Eventos híbridos + almuerzo de trabajo en el espacio Z) son algunas opciones para ofrecer contenidos bajo demanda en los eventos.

Asincronía

Relacionada con los contenidos bajo demanda y con la idea generalizada de convocar más eventos de aforo limitado en lugar de maxi eventos, está la tendencia que ve la comunicación y las experiencias asíncronas como herramientas para alcanzar un público objetivo más amplio y distribuido en diferentes regiones o países, a horarios distintos. Podemos organizar una formación en una o más sedes para un grupo VIP o nuestros principales clientes, grabarla y retransmitirla en un evento online al cabo de una semana para acercar las conclusiones a todos los interesados, potenciales clientes, etc.

Eventos ágiles

La flexibilidad y la agilidad son desde siempre parte del ADN de los organizadores de eventos y nos han permitido adaptarnos de forma rápida y eficaz incluso a un entorno tan cambiante e incierto como el que conocemos desde el comienzo de la pandemia, como demuestra el bajo índice de agencias que han cerrado sus puertas desde el principio de la crisis sanitaria.

Como explicaba en mi anterior artículo (Eventos ¿ágiles?), la innovación y afán de mejora continua, piedras angulares de la filosofía Agile, pueden aplicarse a la industria de los eventos, y más cuando los eventos están evolucionando hacia un modelo de show televisivo en el cual la tecnología juega un papel determinante. Involucrar al Cliente en todos los pasos del diseño y organización del evento, empoderar a cada miembro del equipo, analizar y priorizar tareas, entregar propuestas en plazos muy breves, abrazar cambios en los requerimientos y maximizar resultados a la vez que se gestionan recursos limitados: todo esto está pasando en cada vez más empresas que pueden ser nuestros Clientes. Tenemos que aprender a adelantarnos a sus peticiones con la misma actitud abierta al cambio y la creación de valor.

Equilibrio emocional

Nos dicen que 2021 ha sido el año con más suicidios de la historia y nos lo creemos, lo escuchamos cada día en las noticias y lo corroboran fallecimientos de personajes mediáticos. El suicidio solo es la punta del iceberg, la culminación de una decisión que a veces no se llega a poner en práctica o que alguien consigue cambiar a última hora. Antes de tomar esta decisión hay malestar, ansiedad, depresión, intentos fallidos… Si el año pasado empezamos a desterrar el tabú de la salud mental, en 2022 volveremos a buscar el equilibrio emocional, seremos más compasivos con los demás y con nosotros mismos, aceptaremos que nuestros compañeros puedan tener altibajos y gestionaremos de forma cohesionada una menor productividad temporal por parte de un integrante del equipo o un colaborador externo.

También intentaremos cuidarnos mejor nosotros mismos, otorgándonos el permiso de estar mal de vez en cuando, o mejor aún, buscaremos la fórmula para descansar y volver a conectar con el buen humor si en algún momento nos sentimos hundidos.

¿No parece ser una tendencia real para 2022? Cómo no, depende de nosotros.